Хранить документы можно в ящике стола или в обувной коробке — собственно говоря, многие так и поступают. Но вот эффективность такого способа весьма сомнительна.
Иногда в попытке найти нужные бумаги мы сталкиваемся с тем, что отыскать необходимый документ практически невозможно. В этой статье вы найдёте несколько советов, как организовать хранение документов при минимальных затратах с максимальным удобством.
Организуем документацию
Самый простой способ держать личные документы в полном порядке и в то же время под рукой — это купить в канцелярском магазине большую и толстую папку на кольцах с прочным картонным основанием. Также нам понадобятся несколько тонких прозрачных папок-конвертов и дырокол.
Сколько нужно папок? Это зависит от того, сколько документов вы хотите поместить в импровизированный органайзер.
Удобнее всего создать по одной папке на каждого члена семьи, где будут храниться личные документы: паспорт, свидетельство о рождении, СНИЛС, трудовые договоры, дипломы об образовании и так далее.
Также можно завести отдельную папку для хранения документов на недвижимость, имущество. Нелишним будет оставить одну папку для сохранения особо важных чеков и гарантийных талонов, а еще одну — для сохранения квитанций оплаты за коммунальные услуги.
Отдельный конверт можно выделить для общесемейных документов — например, свидетельства о браке. Для удобства вы можете подписать папки, наклеив на них соответствующие стикеры.
Ну дальше всё просто — берём дырокол и начинаем прокалывать конверты. Остается лишь вложить папки в большой органайзер. Таким образом, все документы будут под рукой, собранные в одном месте, но в то же время — рассортированы по категориям и подписаны.
А форма конвертов позволит без труда вытащить нужную бумагу, не снимая папки с колец. Небольшой совет: очень удобно сделать сразу много ксерокопий своих документов и потом пополнять запасы по мере расходования.
Желательно сохранять и всевозможные медицинские бумаги — например, ксерокопии результатов анализов, ведь в поликлиниках велика вероятность утери личной карточки. Нелишним будет хранить копии документов, например, дома у родственников.
Так вы значительно сэкономите усилия, если вдруг придётся заменять утерянный или испорченный документ. Ещё удобнее будет воспользоваться электронными копиями.
Электронные копии документов
В наш век компьютерных технологий создать электронный аналог личной документации — дело пяти минут. Отсканируйте страницы вашего паспорта, ИНН и прочих документов — и они всегда будут у вас под рукой.
Затем можно скинуть документы на флешку и брать с собой вместо кипы бумаг. Ещё удобнее тот вариант, когда сканы документов хранятся у вас на электронной почте.
Таким образом, у вас будут на руках все необходимые документы в любой точке земного шара, где возможно подключиться к интернету.
Но у этого способа есть один серьёзный недостаток: если случится неприятность и вашу электронную почту взломают, злоумышленники смогут воспользоваться и вашими документами. Поэтому нужно особенно тщательно отнестись к выбору пароля.